Was sind die GDPdU ?

Die Abgabenordnung

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes festgelegten Änderungen der Abgabenordnung (AO) in den §§ 146, 147, 200 vom 23.10.2000 hat die Finanzverwaltung seit dem 01.01.2002 umfangreiche Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Dieses Zugriffsrecht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und bezieht sich auf Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Lohnsteuer-Außenprüfungen.

Was sind die GDPdU

„Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” sind eine Ergänzung zur gesetzlichen Neuregelung der Abgabenordnung (AO) und stellen die Sicht und Interpretation der Finanzverwaltung dar. Gegenüber den nachgeordneten Dienststellen – also der Prüfbehörde Ihres Unternehmens – haben die GDPdU Verbindlichkeitscharakter.

Die Zugriffsarten

Die GDPdU sehen drei Formen des Zugriffs auf steuerrelevante Unternehmensdaten vor, die der Prüfer einzeln oder kumulativ einsetzen kann:

• (Z1) Den unmittelbaren Zugriff durch den Betriebsprüfer im Sinne eines „Nur-Lese-Zugriffs” unter Nutzung der vom Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellten Soft- und Hardware.
• (Z2) Den mittelbaren Zugriff, bei dem der Steuerpflichtige zusätzlich zur technischen Unterstützung einbezogen wird.
• (Z3) Die Datenträgerüberlassung, bei der der Steuerpflichtige – entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung – maschinell auswertbare Datenträger zur Verfügung stellt.

Welche Daten sind betroffen ?

Ab dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung grundsätzlich das Recht auf elektronisch vorgehaltene, steuerrelevante Daten – auch vorangegangener Wirtschaftsjahre – zuzugreifen. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Archivierung. Bereits archivierte Daten sind auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren (Z1) und mittelbaren Datenzugriff (Z2) in das DV-System einzuspielen. Die betroffenen Datenbestände sind steuerrelevante Daten aus den DV-Systemen wie z.B. Warenwirtschaft, Finanz- und Anlagebuchhaltung, Lohnabrechnung sowie vor- und nebengelagerte Systeme, z.B. Kassen-, Personalwirtschafts- und Zeiterfassungssysteme. Enthalten E-Mails im Anhang Kalkulationsdateien, z.B. eine Reisekostenabrechnung im Excel-Format, so müssen diese ebenfalls in auswertbarer Form archiviert werden.